Lean-Management: effizienter arbeiten in Handwerk und Administration

Lean Management bedeutet "schlank" zu produzieren, effizient zu arbeiten und Verschwendungen zu vermeiden. Die Entwicklung von Lean entstand in Japan, konkret mit der Einführung des TPS (Toyota Production System) von Kiichiró Toyoda. Der "Just in Time" Gedanke war geboren. Exportiert wurde dieses Gedankengut in den Westen und fand vor ca. 30 Jahren Einzug vor allem in die Automobilindustrie.Inzwischen wird der Lean-Gedanke in Produktion, Handwerk und neuestens auch in der Administration angewandt. Wir sprechen bei letzterem Bereich von "Lean Administration". Das Verbesserungspotential ist insbesondere im Office-Kontext sehr hoch (Vgl. Studie vom Frauenhoferinstitut "Lean Office, 2006") Je nach Bedarf kommen unterschiedliche Instrumente zur Anwendung, um effizienter zu arbeiten.Ein Basistool ist 5S, welches die Arbeitsplatzorganisation beschreibt. Des weiteren ist "Kanban" ein Instrument, um Abläufe und den Arbeitsstatus zu visualisieren. Zielführend ist ein an den Betrieb passendes Gesamtkonzept.

Im Seminar wird den Teilnehmer:innen im ersten Schritt eine Orientierung vermitteln, warum der Ansatz des Lean-Managements auch für den eigenen Betrieb bzw. Organisation sinnvoll sein können. Im Laufe der Auseinandersetzung mit den verschiedenen Instrumenten erkennen die TN, wo Verschwendung entsteht und mit welchen Maßnahmen dem entgegengewirkt werden kann. Die Vermittlung von theoretischem Hintergrund, diverser Methoden und Übungsbeispielen, sollen für die Teilnehmende eine Einschätzungentstehen lassen, was aus praktischer Sicht für den eigenen Betrieb relevant sein kann. Letztendlich sollen die Teilnehmende einen geschärften Blick für Abläufe und Prozesse im eigenen Betrieb bzw. ihrer Organisation erhalten, um erste Veränderungsmaßnahmen anzudenken.

> Einführung in das Lean MGMT
Kurzer Exkurs über die Entstehungsgeschichte von Lean-MGMT und theoretischer Hintergrund zum Thema. Erste Einschätzung der Teilnehmer:innen, wo Handlungsbedarf im eigenen Betrieb / Organisation erkennbar ist. Zudem wird vermittelt, welche Voraussetzungen bestehen müssen, um Veränderungsmaßnahmen anzudenken.

> Erkennen, wo vermeidbare Verschwendung entsteht: Die Wertstromanalyse
So, wie in der Praxis eine Mitarbeiterbefragung stattfindet, um Verschwendung zu orten, sind die Teilnehmer:innen eingeladen, entsprechende Felder zu identifizieren. Themen werden gesammelt und geclustert. Es wird an einem Beispiel eine vereinfachte Wertstromanalyse durchgeführt. Ziel: Veränderungswürdige Bereiche schneller erkennen.

> Basistool "Arbeitsplatzorganisation 5S"
Um arbeiten und produzieren zu können, benötigen wir Werkzeuge, Maschinen Instrumente und Informationen. Diese müssen verfügbar, funktionsfähig und unmittelbar einsatzfähig sein. Durch die Organisation des Arbeitsplatzes werden Prozesse beschleunigt, Qualität und Effizienz erhöht. 5S bedeutet Sortieren, Setzen / Anordnen, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin. Nach dem 5S-Prinzip werden Arbeitsplätze strukturiert und in folge Arbeitsvorgänge optimiert. Ziel: Die Vermittlung aller notwendigen Etappen zur Anwendung im eigenen Betrieb/ Organisation.

> Kanban- die bedarfsspezifische Visualisierung
Niedrige Bestände, kurze Durchlaufzeiten, wenig zwischenlagern und produzieren nach dem "Pull Prinzip" umschreiben den Kontext von Kanban gesteuertem Nachschubsystem im industriellen Kontext. Kanban, auch als Projektmanagement- Instrument verwendet, kann aber bei weit mehreren Anlässen eingesetzt werden, wie z.B. bei Positionserkennung Material, Flächenmanagement bei begrenzten Arealen, Auftragsplanung und -Durchführung, Erreichbarkeit der Mitarbeiter, Bestandskontrollen jeglicher Artikel, u.v.m. Es wird anhand von Praxisbeispielen ein Planspiel in der Gruppe durchgeführt. Ziel: Die Vermittlung konkret notwendiger Schritte für das entsprechende Veränderungsvorhaben.

> Kaizen, KVP, und Audit
Die Implementierung von Leaninstrumenten ist mit einem entsprechenden Veränderungsprozess verbunden. Im Vordergrund steht weniger die Methodik im Einzelnen, sondern vielmehr der Veränderungsprozess zum Positiven im Fokus. Kaizen beschreibt die "Veränderung zum Besseren" als eine Haltung, die durch Überzeugung und intrinsischer Motivation geprägt ist. Die bereite Haltung, etwas zu verbessern, ist der Erfolgsfaktor von Maßnahmen. Der Weg dorthin braucht Zeit und authentische Vorbilder in allen Segmenten des Betriebes. KVP, der kontinuierliche Verbesserungsprozess, ist in erster Linie eine Philosophie mit welcher Beteiligte vertraut gemacht werden. Audits hingegen beschreiben konkret, wie gut ein Veränderungsvorhaben unterwegs ist und wo noch Potentiale zu nutzen sind. Ziel: Den Projektcharakter des Vorhabens gut einschätzen zu können.